Fresh Look At Your Farmers Market FAQ

Frequently Asked Questions

 Preguntas y respuestas en Español

Frequently asked questions about establishing SNAP access at your farmers markets in Texas.  For additional questions, please contact us. We have answered these questions to the best of our ability.

Q: How long does your market need to be established?

A: Your approval does not depend on how long your market has been established. You just need to provide required information.

Q: What qualifies as a Farmers Market?

A: Your market needs to meet USDA’s definition of a Farmers Market: “two or more farm vendors selling agricultural products directly to customers at a common, recurrent physical location.”

Q: Does my market need to be a 501c3 or other NGO?

A: No, you do not need to be a 501c3 or another NGO. 

Q: What type of purchases can you make with SNAP at a Farmers Market? Is it just fruits and vegetables? 

A: Food to be prepared and/or eaten at home, such as:

  • Breads and cereals
  • Fruits and vegetables
  • Meat, Poultry, and fish
  • Dairy products
  • Seeds and plants intended to grow food (but not for growing flowers or feeding birds)
  • Remember this tip to help you know what you can sell: Hot = No; Cold = Yes.

Q: How long does the FNS application take to complete? What is the window of time to complete the application after beginning the process?

A: According to the USDA website it can take 15 minutes to complete. You have up to 30 days to complete the application after you start the application. 

Q: What is the estimated wait time after submitting your FNS application for your market to be approved?

A: Approximate wait time is 2-8 weeks. This estimated time depends on your application. It is why it’s important to check your application status regularly.

Q: Is there an expiration time to accept SNAP after receiving FNS #? 

A: No. Beginning sooner, if the Farmers Market has the capacity to do so, is recommended. 

Q: Do I need to have my history of expenses and revenue or current budget?

A: Only an estimate.

Q: How often do you have to renew the FNS #?

A: Every 3 to 5 years depending on how your market is categorized. You can call the SNAP Retailer Service Center at 1-877-823-4369 to ask about your category.

Q: How do you change the authorized person on the FNS application?

A: Contact the SNAP Retailer Service Center at 1-877-823-4369 for more information. 

Q: How long does it take for the FM vendors to be reimbursed from their SNAP sales?

A: Depends on your market, funds and/or how quickly USDA reimburses the market.

Q: How long will USDA take to reimburse the market?

A: 1-5 business days 

Q: What training do the SNAP accepting vendors need to accept SNAP?

A:  Farmers Market coordinators and vendors are responsible for knowing how SNAP works at your Farmers Market. This USDA link provides guidance for training. You can also reference TXFED.org for helpful courses. 

Q: Is there an estimated cost for the market to accept SNAP?

A: The expenses will depend on your market and what works best for you. 

  • Plan to make a one-time expenditure for tokens/scrip that are custom to your market and difficult to replicate. This can be anywhere from $100 to $300.
  • It is suggested your market appoints a person to SNAP. Consider appointing a consistent volunteer or hiring a part-time employee assigned to SNAP for your market days.
  • You will need signage. For example, a banner that advertises SNAP at your market. This can cost anywhere from $40-$1,000 depending on how many signs you need, how big they make them and what material they are. 
  • Be prepared to look for funding or cover the cost of EBT equipment. EBT equipment is a one-time cost of about $1,200. (This cost can vary).

Q: How many hours are put into SNAP reimbursements/SNAP-specific bookkeeping?

A: This depends on your market and system that works for YOU. Some Farmers Markets will spend 1-2 hours the same market day to make sure SNAP sales balance out and complete reimbursements after the market day to keep a record. 

Preguntas frecuentes (FAQ)

Preguntas frecuentes sobre cómo establecer el acceso a SNAP en los mercados de agricultores de Texas. Algunos enlaces solo están disponibles en inglés, pero hay un representante que puede brindar apoyo en español. Póngase en contacto con  FMsupport@TexasLocalFood.org para obtener ayuda o si tiene alguna otra pregunta.

P: ¿Cuánto tiempo necesita estar establecido su mercado?

R: Su aprobación no depende de cuánto tiempo se haya establecido su mercado. Sólo necesita proporcionar la información requerida.

P: ¿Cuál es la estructura requerida para FNS?

R: Su mercado debe cumplir con la definición del USDA de un mercado de agricultores: “dos o más vendedores agrícolas que venden productos agrícolas directamente a los clientes en una ubicación física común y recurrente”.

P: ¿Mi mercado debe ser un 501c3 u otra ONG?

R: No, no es necesario que sea un 501c3 u otra ONG.

P: ¿Qué tipo de compras puede hacer con SNAP en un Farmers Market? ¿Son solo frutas y verduras?

R: Alimentos para preparar y/o comer en casa, tales como:

  • Panes y cereales
  • Frutas y vegetales
  • Carne, pollo y pescado
  • Productos lácteos
  • Semillas y plantas destinadas a cultivar alimentos (pero no para cultivar flores o alimentar aves)
  • Recuerda este consejo para ayudarte a saber lo que puedes vender: Caliente = No; Frío = Sí.

P: ¿Cuál es el tiempo de espera estimado después de enviar su solicitud de FNS para la aprobación del mercado?

R: El tiempo de espera aproximado es de 2 a 8 semanas. Este tiempo estimado depende de su aplicación. Es por eso que es importante verificar el estado de su solicitud regularmente.

P: ¿Hay un tiempo de vencimiento para aceptar SNAP después de recibir FNS #? 

R: No. Se recomienda comenzar los más pronto posible, si su mercado tiene la capacidad para hacerlo.

P: ¿Necesito tener mi historial de gastos e ingresos o presupuesto actual?

R: Sólo una estimación.

P: ¿Con qué frecuencia tiene que renovar el FNS #?

R: Cada 3 a 5 años dependiendo de cómo se categorice su mercado. Puede llamar al Centro de servicio  para minoristas de SNAP al 1-877-823-4369 para preguntar sobre su categoría.

P: ¿Cómo se cambia la persona autorizada en la solicitud de FNS?

R: Comuníquese con el Centro de servicio para minoristas de SNAP al 1-877-823-4369 para obtener más información.

P: ¿Cuánto tardan los proveedores de FM en recibir el reembolso de sus ventas de SNAP?

R: Depende del mercado, los fondos y/o la rapidez con que el USDA reembolse al mercado.

P: ¿Cuánto tardará el USDA en reembolsar al mercado?

R: 1-5 días de negocio.

P: ¿Qué entrenamiento reciben los proveedores que aceptan SNAP con respecto a la aceptación de SNAP?

R: Los coordinadores y vendedores de Farmers Market son responsables de saber cómo funciona SNAP en su mercado. Este enlace del USDA proporciona orientación sobre entrenamiento. También puede consultar TXFED.org para obtener cursos útiles.

P: ¿Hay un costo estimado para que el mercado acepte SNAP?

R: Los gastos dependen de su mercado y de lo que funcione mejor para usted.

  • Planifique hacer un gasto único en monedas etc. difíciles de replicar y personalizadas para su mercado. Esto puede oscilar entre $100 y $300.
  • Si no tiene un voluntario designado para SNAP en su FM, considere contratar a un empleado asignado a SNAP para sus días de mercado. Su salario y horas de trabajo dependen de su mercado.
  • Necesitará anuncios para su mercado. Por ejemplo, un banner que anuncia SNAP en su mercado. Esto puede costar entre $40 y $1,000 dependiendo de cuántos letreros necesite, qué tan grandes y de qué material son.
  • Esté preparado para buscar financiamiento o cubrir el costo del equipo EBT. El equipo EBT tiene un costo único de alrededor de $1,200. (Este costo puede variar).

P: ¿Cuántas horas se dedican a los reembolsos de SNAP/contabilidad específica de SNAP?

R: Esto depende de su mercado y del sistema que funcione para USTED. Algunos mercados pasarán de 1 a 2 horas el mismo día de mercado para asegurarse de que las ventas de SNAP se equilibren y completen los reembolsos después del día de mercado y para mantener un registro.

Helpful Links

SNAP Local Food Directories

What can be sold with SNAP and what cannot

USDA EBT Resources

SNAP trafficking explained

Creating USDA account that is essential for starting application status:

USDA FAQ

USDA SNAP training for employee guide page 

Farmers Market Legal Toolkit 

SNAP guide for farmers markets accepting SNAP 

Systems for SNAP transactions (coins etc.)

USDA Support: